公司档案管理制度【编辑精选】.docx

公司档案管理制度

第一篇：公司档案管理制度公司档案管理制度1.目的为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。2.范围本制度适用于公司各级档案管理。3.名词解释3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。4职责4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。4.2各部门（厂）应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。4.3行政部档案管理工作：4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.3负责编制、完善档案管理制度。4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。4.4各部门（厂）档案管理员：4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。5.管理内容：5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。5.2.1质量要求：5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。5.2.2档案收集规则公司各部门（厂）档案管理员在收集资料时应注意：5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件；5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全；如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3档案整理规则：5.3.1.1公司档案设置三级类目：5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。5.3.2装订：5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文之前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。5.3.3排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。5.3.4编号：公司英文字母+案卷位置编号-类别（项目、型号）简称【年度】-案卷号-件（盘、盒、页号）例如：XDD2A-行.公文【2010】-01-001意指：此份资料为新大东公司行政部公文类2010年档案，位置在2A箱第一个案卷的001号文件。5.3.4.1声像档案照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度（时间）、保管期限等标识；录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度（时间）、保管期限等标识。5.3.4.2实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。5.3.5编目：5.3.5.1卷内文件目录（附表7.1）：将每一