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公司档案管理制度

第一篇：公司档案管理制度**公司档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法中所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。第三条公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有；不得以任何借口拒绝归档。第二章档案管理第四条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，办公室为公司主体档案管理归口部门。第五条办公室档案保管履行下列职责：1．贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；2．统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3．指导各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第六条公司的档案管理由办公室指定专人负责。其职责是：1．按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作；2．按照归档范围、要求，将文件材料按时归档；3．遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第七条各部们应确定人员负责本部文件材料的收集、整理及归档，按各种档案归档时间定期交综合办公室集中管理。第三章资料归档第八条文件材料的收集管理1．公司文件材料的收集管理由办公室指定的档案管理人员负责进行。-1-2．各部门的文件材料由经办人员负责收集整理，部门主任审阅后交办公室归档。3．一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集整理，交办公室主任审阅后归档。4．会议文件由档案管理员负责收集整理。第九条归档范围1．重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2．本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。3．本公司的各项规章制度，各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4．本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5．本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十条归档要求1．档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区别不同的价值，便于保管和利用。2．归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5．档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6．案卷封面，应逐项按规定打印或用钢笔书写，手写时字迹要工整、清晰。7．公文承办部门或承办人员应保证经办文件及时归档并保持完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。如工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接-2-办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第四章档案借阅第十一条档案、资料主要供本单位员工和有关人员在工作中查阅使用。第十二条公司内部人员借阅档案，借阅者需填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅由办公室主任签字批准，受控文档的借阅由副总经理、总经理签字批准。第十四条外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留办公室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。第十五条条档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报副总经理、总经理处理。第十六条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第十八条必须爱护档案，保持整洁，不准拆撕档案资料，不准在档案材料中写字、划线、作记号、折角等。第十九条不准转借，必须专人专用。第二十条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第五章档案的销毁第二十一条档案销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。第二十二条根据国家《档案法》相关规定，将我公司档案按照历史价值和现实利用价值，科学地划分其不同的保管期限，把超过期限确无需保存的档案材料，经过鉴定和批准，予以销毁。