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档案管理制度

第一篇：档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为了加强对公司档案材料的管理，充分发挥档案信息的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》、《外商投资企业档案管理暂行规定》和其他有关法律法规的规定，结合本企业的实际，制定本办法。第二条公司各类档案材料的形成、归档、分类、鉴定、保管、借阅、保密、统计、销毁等档案管理的步骤和内容，均要遵照本办法执行。第二章档案管理机构第三条公司的档案工作由公司行政总监分管，设置档案室和专职或兼职档案管理人员，档案管理人员应具有档案专业知识和技能，负责档案的具体管理工作。第四条档案管理人员的主要职责：(一)参与制定公司档案工作的规章制度；(二)对公司各部门档案材料的归档工作，进行指导和监督；(三)做好公司档案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性档案材料向有关档案机关移交工作；(五)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理的现代化和科学化。第三章档案材料归档的范围第五条公司文件材料的归档范围主要包括：(一)企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。包括合资企业申请立项的意向书、可行性研究报告、洽谈纪要、协议、合资合同、公司章程、出资证明、批准文件、委派和撤换董事通知、董事会名单等。(二)董事会、总裁办公会议及其相关的会议形成的文件材料。包括会议决议，会议纪要、会议纪录等。(三)行政管理方面的文件材料。包括公司颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖惩办法等。(四)财务、会计及其管理方面的文件材料。包括审计报告，财务计划，财务预算，财务决算，年、季、月会计报表，会计账簿，会计凭证等。(五)劳动工资、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事调整、人事管理、奖惩记录、员工名册、员工档案，员工工资审核记录等。发布实施日期(六)法律事务方面的文件材料。包括法律意见书、经济纠纷材料、各类诉讼案件材料等。(七)经营管理方面的文件材料。包括公司发展计划，年度的生产计划，营销计划，公司年度和月度工作总结，单项工作总结，调查报告，公司的各类计划指标、技术指标、营销指标，以及公司各类命令、工作指示、调度纪录等，还包括在经营活动中形成的合同书、协议书，以及其他原始记录和凭证。(八)安全生产管理方面的文件材料。包括安全生产规章制度、操作规程、安全生产检查总结、安全生产统计报表、事故调查报告等。(九)生产技术管理方面的文件材料。(十)仪器、设备方面的文件材料。包括仪器、设备维修、改装、保养记录，设备统计台帐，设备使用说明书，合格证，图纸和有关技术文件、材料等。(十一)基本建设方面的文件材料。包括立项、报建、设计、施工、竣工验收各个阶段的文件材料。(十二)科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料。(十三)教育培训方面的文件材料。(十四)情报信息方面的文件材料。(十五)证书证件方面的文件材料。包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、土地使用证，房产证、进出口许可证等各种企业生产经营需要的证件，以及企业和产品获得的各类荣誉证书，达标证书和证明等。日常工作需要使用的证照由总裁办保管，有关部门按规定办理借用和年审。(十六)其他具有利用价值的文件材料。第四章档案材料管理的程序第六条档案管理的程序包括：收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用等工序。第七条会计档案按照《中华人民共和国会计法》有关规定进行管理。第五章档案材料的收集第八条各部门形成的档案材料原则上由本部门负责立卷和归档，根据公司规定向档案室移交，任何个人不得据为己有。第九条凡属第三章规定范围的档案材料，均应立卷归档。第十条立卷归档的时间要求。(一)会议材料，在会议结束后一周内归档。发布实施日期(二)基建项目材料，在项目验收后二周内归档。(三)各种案件材料，在结案后一周内归档。(四)其他档案材料，在已经办理完毕后，一周内立卷归档，移交给档案室。(五)对于某些专门文件、或个别驻地在外的业务部门单位的文件，为方便日常工作的需要，档案材料立卷归档的时间，报主管领导批准后可适当延长。(六)会计档案原则上在翌年五月份前，将档案目录移交档案室，两年后移交档案材料。(七)各部门确实因为业务和工作需要保留档案材料的，经主管领导批准后，可以保留，但必须按照立卷归档时间要求，移交档案目录清单，并办理有关手续。第十一条立卷归档的要求(一)各部门兼职档案员或经办人员，在规定的时间内，把整理审定完毕的档案资料，移交给档案室归档。(二)移交档案要填写移交清单，移交清单一式三份，移交人和接收人双方签字后各执一份，另一份保留在移交的档案中。(三)归档的文件材料必须完整、真实、准确，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。(四)立卷时要编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清