档案管理办法[★].docx

档案管理办法[★]

第一篇：档案管理办法档案管理办法编号：目的一、对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，规范公司档案管理，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。范围二、公司的规划、各项目所有工程档案资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、会议记录、通知等具有参考价值的文件资料。职责三、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。描述四、项目部的经办人员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交档案室统一管理。项目经理负责对移交档案室的档案进行审核。内容（一）档案资料的控制1、收集、进库和保管①做好收文发文登记②工程项目过程中收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管。工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。③工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交档案室统一管理。2、归档①工程项目过程中，档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。②公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。③档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号。④对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。（二）工程资料的控制1、工程竣工资料的范围政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料⑴工程竣工资料的验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：①建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；②工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕；⑵工程竣工资料的验收程序①工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工验收申请表》，报送项目经理部。②项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工验收申请表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和验收。③工程竣工专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管项目管理部门验收小组主持。④验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位依验收意见认真进行整改，并确保符合规定要求。⑤工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送项目部门复核审查。⑶工程竣工档案的移交①工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。②档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，进行文件签收登记。2、移交工程竣工资料一式两份，原件移交至档案室统一管理。同时移交所有的移交目录清单。3、归档档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。本制度即日起（）开始执行。审批：审核：制表：第二篇：档案管理办法会签日期：2016-8-12第0次修改东营市俊源石油技术开发有限公司档案管理制度第一节总则第一条为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二节管理体制和职责第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三节文件材料的形成和归档第三条档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或