采购部规章制度及工作流程.doc

广州健联科技有限公司文件编号采购部工作管理规范和工作流程编制页码1.0、目的：加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和企业的经济效益。2.0、范围：本制度适用于公司所有外购产品（办公用品和设备除外）的采购。3.0、相关定义：3.0.1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人、其他合法组织或个人。3.0.2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。3.0.3、采购申请单：是需求部门根据需要采购的物品所填写并提交给采购部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。4.0、采购部职能和职责：4.0.1采购部工作职能：1.采购职能1.制订采购政策及制度。2.制订采购计划与预算。3.明确采购人员的任务和完成目标。4.完成公司采购指标，适时适量供应物料。2.执行职能1.执行公司的采购理念和相关政策。2.执行公司下达的采购任务。3.选择与评估供应商。4.确定合理的库存量，并对库存量进行实时监控。5.采购谈判管理。6.签订采购合同。7.执行对需求部门所提采购需求的审核、对合同执行的管控、对发起人付款计划的审核。3.采购管理职能1．采购部组织结构设计与调整。2.采购人员的招聘与培训管理。3.采购绩效考核管理。4.采购成本、库存成本管理。5.审核需求部门的需求，明确采购合同的条款。6.审核发起部门的付款计划。7.审核合同的签订。8.审核采购价格的确认。9.审核供应商的管理。4.采购支持职能1.为业务部、销售部或相关需求部门提供最新的产品规格、性能、交期等资料。2.协助仓库进行产品验收。3.为业务部等相关部门协助制定产品价格。4.为财务部门提供采购成本信息，寻找降低采购成本的方法。5.为财务部提供付款计划，合理控制资金流转。4.0.2采购部工作职责：1.制订采购计划1.编制采购计划。2.编制采购预算。3.分析采购需求。2.市场调查1.调查采购市场，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、运输情况等。2.寻求新材料，为改良产品寻找替代品。3.收集相关政策、法规。4.调查和掌握供应渠道。3.供应商管理1.正确开发与选择供应商。2.供应商的评估，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估。3.对供应商进行考核，以作为管理供应商的依据。4.与供应商洽谈，建立供应商档案。5．开发新供应商，进行寻价、比价功能。不断寻求替代品与降低采购价格。6.建立并维护供应商合作关系。保证货品的及时供应。4.库存管理1.进行货品验收入库、保管和发货。2.确定合理的库存量，降低库存成本。3.不良品和滞销品的预防与处理。4.与财务交接单据。5.组织采购1.根据采购需求，组织并实施采购计划。2.采购谈判管理包括确定价格，交货期及付款方式等相关条件。3.询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。4.起草完整的采购合同并进行合同评审。5．采购订单的制订、发放、跟进及保存。6.采购付款的申请及付款。7.货品品质管理。6．部门协作管理1.向业务部提供新产品的询价、比价并开发新供应商。2.向业务部提供所需求货品的供应，保证销售进度。3.向财务部提供所询产品的最新、最低采购成本，以满足成本核算要求。4.向财务部提供完整的票据、单据等资料信息，完善财务制度要求。5.完成公司其它需要采购部协作事宜。5.0、采购原则：5.0.1、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”货品采购，必须有三家以上供应商提供报价（特殊情况除外），在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认。5.0.2、一致性原则采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。5.0.3、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的货品等。4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准及指定的材料。5、不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书及相关资料，提供给投标方，获取好处。6、不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道及其它资源为本人或者他人从事牟利活动。7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。5.0.4、道德准则1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的出发点，也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”。采购员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽