档案局文书档案整理规范.doc

1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。其他门类档案可以参照执行。公司单位有其他特殊规定的，从其规定。2规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。GB/T18894电子文献归档与管理规范DA/T1-2023档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2023档案修裱技术规范DA/T38-2023电子文献归档光盘技术规定和应用规范3术语和定义下列术语和定义合用于本标准。3.1归档文献archivaldocument(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.3件item归档文献的整理单位。3.4档号archivalcode在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。4整理原则4.1归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。4.2归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。4.3归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.4归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。5一般规定5.1组件（件的组织）5.1.1件的构成归档文献一般以每份文献为一件。正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文献解决单或发文稿纸的，文献解决单或发文稿纸与相关文献为一件。5.1.2件内文献排序归档文献排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文献解决单或发文稿纸的，文献解决单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2分类5.2.1立档单位应对归档文献进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。5.2.2归档文献一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按年度分类将文献按其形成年度分类。跨年度一般应以文献签发日期为准。对于计划、总结、预算、记录报表、表彰先进以及法规性文献等内容涉及不同年度的文献，统一按文献签发日期鉴定所属年度。跨年度形成的会议文献归入闭幕年。跨年度办理的文献归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。b）按机构(问题)分类将文献按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一合用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文献形成或承办机构对归档文献进行分类，涉及多部门形成的归档文献，归入文献主办部门。采用问题分类的，应按照文献内容所反映的问题对归档文献进行分类。c）按保管期限分类将文献按划定的保管期限分类。5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采用年度—保管期限等方法进行两级分类。5.3排列5.3.1归档文献应在分类方案的最低一级类目内，准时间结合事由排列。5.3.2同一事由中的文献，按文献形成先后顺序排列。5.3.3会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列5.4编号5.4.1归档文献应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简朴性原则。5.4.2档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2023-Y-BGS-0001”。5.4.3档号按照以下规定编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标记，按照DA/T13-1994编制。b）档案门类代码·年度：归档文献档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标记。年度为文献形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2023”。c