秘书时间管理与日程安排.ppt

第二节时间管理与日程安排时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。一、时间管理（一）时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人3．“反正时间还早”——拖延4．文件满桌病5．喋喋不休的“电话粥”6．源源不断的信息（二）跨越时间陷阱（返回）（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）分类5、实行ABC时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤二、日程安排（二）日程安排的基本要求（三）日程安排的形式年预定表（未完）月预定表（未完）周预定表（未完）22日(一)～28日(日)（四）日程安排的注意事项（五）日志系统2、日志的方法工作日志通常两本：上司使用；自己使用注意事项3、上司工作日志的内容时间注意事项4、秘书日志内容工作日志—总经理秘书日志（表2-3）5、日志的变更针对变更，秘书应注意注意事项秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。技能训练2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。时间天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假第二季度会议时间表（2005.7—9）技能训练三：制订一周工作时间规划假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3.你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信。4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。back5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。6.明晚有一场演唱会。7.你在单位图书馆借的书明天到期。8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一份。back10.明天下午2点到4点有一个会议。back11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。15.你想好好洗个澡。16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。17.你身上只有20块钱，需要取钱。18.大家明天晚上聚餐。19.你错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录。20.这个星期有些材料没有整理完，要在下周一之前整理好，需要2小时。back21.你收到一个朋友的来邮一个月了，没有回信，也没有打电话给他。22.周一早上要作一个简报，预计准备简报要花费15个小时时间，而且只能用业余时间。23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的都没有。24.下周二，你要参加一次