文秘部门应怎样做好文件材料的收集工作1.doc

文秘部门应怎样做好文件材料的收集工作文秘部门是一个单位文件管理的重要单位,负责上级发文的接收、登记、批阅、传阅、催办等；本单位文件的起草、核稿、审核、送领导签发、编号、打印、分发等；隶属单位之间、平级单位问题的协商，联络等，文秘部门最了解文件之间的内在联系，文件形成和办理过程，对文件的保存价值最清楚，收集、保管文件最直接，最方便。因此，收集文件材料归档工作是文秘部门的一项重要任务。是档案工作的基础，一、文件转化成档案立档单位在其职能活动中，将办理完毕的具有考查利用价值的文件材料归档保存。二、对归档文件材料收集工作要求把好“三关”：一是把好文件形成过程中的质量关。对一份文件从起草—修改—审核—打印—校对—盖印—分发每一环节都要按照公文要求的格式严格执行，保证文件质量；二是把好文件承办过程中资料齐全、准确关。对文件办理过程中的每个细节认真履行工作职责，按照领导批示要求，将承办结果及时反馈，保证文件材料齐全、准确；三是把好文件收集、整理、归档及时关。将办理完毕的，具有保存价值的文件材料及时归档保存。三、归档范围：不应归档文件范围（1）上级机关的任免、奖惩与本机关人员无关的普法文件；（2）上级机关发来供参考的材料；（3）上级机关征求意见未定稿文件，无需办理的；（4）本机关重份文件（5）本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件；（6）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；（7）一般性表态，询问一般性问题，提出一般性意见的人民来信。（8）非隶属机关抄送的各种文件材料，和为工作参考从各方面收集的一般性文件材料。2、应归档文件范围上级机关文件材料（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的重要文件材料；（2）上级机关颁发的属于本机关主要业务需要贯彻执行的文件材料；（3）上级领导视察检查工作时的重要简化、指示、有特殊价值的照片、录音、录像等材料；（4）代上级机关草拟被采用的文件的最后草稿和印本；（5）上级机关转发的本机关文件。本机关的文件材料本公司党、政、工、团、科协召开的代表大会、代表会议、工作会议完整的会议文件及各种声像材料；本公司召开的专业会议材料；本机关颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件签发稿、重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件。下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本公司党、工、团在工作活动中形成的重要文件材料；内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成才记录、调查处理报告等文件材料；本单位领导公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关未经文书处理登记的文件材料;(10)本公司成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其人员编制等文件材料；（11）本公司的历史沿革、大事记、反映本单位重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，表扬信，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（12）本公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（13）干部任免、职称评定等材料；（14）本单位的情况反映、简报；（15）本单位与其它单位签订的合同。总之，做好文件材料归档工作是我们义不容辞的责任，每位文秘人员必须具备高度的责任心，认真作好收集工作，为公司今后发展提供可靠依据。为公司档案资料收集齐全、完整、准确做出努力。