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2020年4月19日

档案管理工作流程

文档仅供参考
新建单位档案整理工作流程

档案管理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。新建单位档案整理工作的内容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
由于原来档案状况有所不同，因此整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案的整理按整理工作内容的范围，能够分成三种类型:
（一）系统排列和编目（二）局部调整（三）全过程整理档案管理工作的意义
档案的整理世界是文件之间的有机联系，为发挥档案的作用创造了有利条件
档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节
档案整理是实现档案管理现代化的要求
档案管理的具体工作流程
制定整理方案
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位

划分全宗
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
立档单位不是固定不变的,由于社会的发展，事业的进步，常常引起一些机关的增设、撤销或合并，这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题，需要在实践中认真对待。
政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
研究立档单位是否有根本变化，主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察。
立档单位变化所导致的区分全宗
新建
新成立的机关、企事业单位，其形成的档案均能够构成一个全宗。
分开
一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销，它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。
合并
有两个或两个以上的撤销单位，合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。
独立
从某一立档单位分离出去作为一个新的单位，它所形成的档案应构成新的全宗。
从属
原来是一个立档单位，后来因为工作需要，改变为某一机关内部的一个组织机构。改变前的档案为一个全宗，改变后为另一全宗的一部分。
合署
两个单位合署办公，而文件又是分别处理的，它们形成的档案，分别构成全宗。
(三)临时性机构档案的区分全宗
各种临时性机构形成的档案，一般不设立全宗。因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内，存在的时间不很长，形成档案的数量也不多。个别临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也能够考虑成立新的全宗。
立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究，实事求是地加以解决。
（四）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者——立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。
发文和内部文件，它们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了它所属的全宗。
收文，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。
（五）组织全宗与个人全宗档案的区分
个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题，即某些档案文件既有个人属性，又有组织属性。对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件。
确认与区分全宗的工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称。
三、全宗内的档案分类
全宗内档案分类，是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。
对全宗内档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.全宗内档案的分类应该注重实用性。
组织全宗内档案分类的一般方法
按文件的产生时间分类，其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法。
按文件来源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。
按文件的内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。
按文件的形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。
（三）常见的分类方法
1.年度分类法或年代分类法
2.组织机构分类法
3.问题分类法
（四）分类方案的编制
全宗内档案分类的表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一种文件。当选用了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。