航材院行政秘书职务说明书.doc

行政秘书职务说明书
岗位名称行政秘书岗位编号所在部门院部岗位定员直接上级院部副部长职系直接下级无所辖人员无岗位分析日期2001年10月本职：负责院部的文书、行政事务和其他程序性工作职责与工作任务：职
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一职责表述：负责公文处理工作工作时间百分比：30%工作
任务办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交院部副部长传递及催办（根据登文记录和时间）办公室文件办理上级主管部门及其他下属单位的文件交换职
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二职责表述：完成日常行政事务工作工作时间百分比：25%工作
任务承担院联席会、院长办公会、院务会等会议的通知布置会场、调试设备接待来访、接听、传达日常电话、传真，处理、回复信函承担院领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购及外出车辆的安排等工作负责准备、管理各类礼品职
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三职责表述：落实文件、印、信管理工作时间百分比：20%工作
任务承担公文及会议内容的安全和保密责任承担院部文件、资料、档案的保管和定期归档工作保管印鉴、介绍信并对其使用进行管理职
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四职责表述：打字复印工作工作时间百分比：10%工作
任务及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作承担文档的复印及填写复印记录单的工作录入后的文稿存档、上交、送还或销毁负责计算机内文件的安全和保密工作职
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五职责表述：负责对打字、复印设备的日常维护工作时间百分比5%工作
任务正确、规范使用计算机、打字机、复印机进行日常设备的基本保养、维护发现设备使用异常，及时向主管副部长上报情况职责
六职责表述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：办公室文件传递的督促权印鉴、介绍信的使用的审查权工作协作关系：内部协调关系航材院各职能部门、研究室外部协调关系无任职资格：教育水平大学本科及以上学历专业文秘专业、中文专业或者其他文科类专业培训经历经过文秘及相关专业的培训经验3年以上工作经验，1年以上相关专业工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技能技巧能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力其它：使用工具设备一般办公自动化设备工作环境一般的办公环境工作时间特征正常工作时间所需记录文档通知、简报、印章、介绍信备注：