外贸业务员的详细工作流程精编.docx

外贸业务员的详细工作流程

第一篇：外贸业务员的详细工作流程外贸业务员的详细工作流程。步骤/方法1.一、接到询盘1、认真报价（1）与工厂核对最新产品价格（2）查当日最新汇率（3）核算FOB价格（4）与货代联系询最新海运价格（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量（6）付款方式要确认2、做样品（1）安排工厂打样（2）一定要客户确认样品在下单二、客户下单1、做PI（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查（2）订单号，PI的时间一定要正确（3）商品名称一定正确（4）单价金额一定要核准（5）总金额和大写金额一定要正确（6）一定要有正确的本公司银行信息2、做合同（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没有错误（3）合同其他条款一定要做细做全2.三、安排工厂生产1、下订单给工厂（1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量（2）索要正规报价（工厂传真过来）（3）等收到客户银行水单再安排工厂生产2、做采购合同（1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。（2）数量、金额要仔细核对无误（3）验货方式要写详细、清楚（4）确认付款方式（5）确认出了问题的解决办法和索赔方式3、打定金给工厂（1）核对工厂账号信息（2）核对本公司会计打款的账单信息（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐4、跟踪生产进程（1）随时掌握生产进程（2）确认货物尺寸、重量3.四、联系货代安排运输1、要价格（海运或空运）（1）多找几个货代比对价格和船公司（2）选定价格和货代公司（3）确定好付款方式（预付还是月结）2、快递报关单证（1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）（2）确认报关信息4.五、交货运输1、通知客户打余款（1）通知客户货已生产完成，拍照（2）做PI给客户打余款（3）安排客户验货2、打余款给工厂（1）验货（2）打余款给工厂（3）要增值税invoice（4）工厂安排送货到指定仓库3、运输货物到目的港（1）货物运出后要提单（2）货到港后付货代运费（3）货代要invoice（4）货代核销单和报关单外贸出口单证流程1．客户询盘：一般在客户下正式的PurchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出ProformaInvoice给客户做正式报价。3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单确认PurchaseOrder。4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。7．验货：7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8．制备基本文件：按照PO，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10．租船订仓：10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPI