公司文件登记台账制度.doc

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公司文件登记台账制度

文收发登记台账管理制度为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确、避免文丢失，特制定本制度。本制度中需要做好登记的包括以下方面公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。
台账就是单位各类文详细资料的一个登记表，以方便管理及查阅本单位文情况。建立文管理台帐建立各类台帐、妥善分类保管、全面详尽分析是文管理的一项基础工作。随着企业组织结构不同、规模不同，台帐的种类要求、类目粗细等都存在比较大的差异。台帐种类的确定与记录必须坚持简明、准确、及时和稳定的原则。
一、收发文登记台账分以下几类：详见树脂图
收发文登记台账员工奖惩登记台账（附表8）
快递邮寄登记台账（附表6）
新入职员工办公用品申领（包含固定资产及消耗品）登记台账（附表5）
员工培训登记台账（附表7）
社会保险及医疗期登记台帐（附表4）
员工劳动合同登记台账（附表3）
员工入职登记台账（附表2）
文报送签收登记台账（附表9）
文借阅登记台账（附表1）二、适用范围
适用于公司各部门三、定义
台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之，这个名词就固定下来，实际上就是流水账。
四、收文
1、文登记。
收到文和信要及时启封，并按密文和一般文管理规定，进行分类、编号、登记。
2、文传阅。
文登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急、会议通知或时间性较强的文，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文专送专管、紧急文不压误、常规文办理不拖拉。
3、公司各部门要安排专人管理文收发工作，按照上述规定认证登记并按文批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。
4、密级文、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文的安全。
五、发文
1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。
2、按规定，为公司制发的文盖章，并保留公文底稿和一份文存档。
六、规范文管理
1、认真做好文的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文和资料应存放在指定的保密柜。
2、定期检查清理文。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文复印以备查；文书对逾期未退还文要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文；做到及时传阅，保证文无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
3、公司印发剩余的文材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。
4、做好文的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。
七、建立台账
1、做好台账的基本要求。首先企业负责人要真正从思想上重视，建立台账看上去很简单，真正想做好也很不容易，需要投入一定的人力和物力。其次，负责台账的工作人员要有恒心和毅力，坚持注重点滴积累，积少成多，保证台账内容的充实。再次，安全管理人员要经常性地深入到一线，对安全信息要及时收集整理，不能拖延。对排查出的隐患，不论大小都要重视，都要及时处理和登记。
2、做好台账的基本原则。首先是真实，对台账中收集的信息、数据必须是真实的，如果做假，那么就失去了建立台账的意义了。其次是及时，坚持按时记录安全生产相关的数据、措施，时间要准确，尤其是一些化工生产企业在时间的要求上一定要严格。再次是规范，台账资料的记载要规范和分类，该记载什么内容的就记载什么内容，而不能乱记，否则既不便于查找，也不利于归纳和总结。
八、做好台账的作用
1、在台账资料的记录、整理和积累过程中起到自我督促、强化安全生产管理的作用。
2、是企业规范管理上档次，提高企业管理水平的需要。
3、对单位和安全管理人员起到了自我保护的作用。
九、台账单的内容
1、安全责任书（与主管单位及内部各班组签订的安全生产目标管理责任书、合同）；
2、安全生产机构设置的文（领导小组、安全组织等）；
3、安全生产管理制度（安全生产责任制、安全技术措施计划、安全生产教育、安全生产定期检查、伤亡事故的调查和处理制度）。企业注册安全主任、安全员、班组长等岗位职责；
4、上级有关安全生产管理部门制订和下发的制度性文、通知、通报等；
5、安全宣传教育培训、学习、活动资料
6、安全生产检查资料；
7、安全会议记录；
8、花名册：全员花名册，特种作业人员花名册；
9、新工人（含民工和临时工）三级教育；
10、机械、电气