9.文件控制程序.doc

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9.文件控制程序

1.目的通过对质量体系运行有关文件的控制确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。
2.范围本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制包括外来文件和资料。
3.职责3.1工程部是文件控制的主管部门主要负责：a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况；b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。
3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作；3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。
4.控制程序4.1受控文件的范围：4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料；4.1.3外来文件和资料包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。
4.2文件和资料的编制与审批4.2.1根据质量体系文件中的有关规定由文件的归口管理部门负责编制文件并由规定的授权人进行审核和批准：a.《手册》和程序文件由工程部编制管理者代表审核公司总经理批准；b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制部门经理审核管理者代表批准；c.项目运作性文件由归口管理部门编制根据各业务活动的有关规定由相应人员进行审核和批准。
d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。
4.2.2文件的编写要求执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。
4.3文件的标识与发放4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法对文件进行编号。
4.3.2对质量手册和质量管理作业文件需加唯一性标识以识别对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件具备授权人签字或盖章后即为有效日常使用的法律法规等资料不需加盖受控章。
4.3.3根据文件的发放范围由发放部门做好发放登记填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件可在文件的原件上加盖发放章登记发放情况。
4.3.3各部门资料员负责签收文件填写“文件接收登记表”。
4.4文件的更改4.4.1文件需要更改时由更改部门填写“文件更改申请/通知单”说明更改的理由和内容并由原审批人审批当原审批人因故不能审批时应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。
4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。
4.4.3各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动采用手写更改方式并在更改处注明更改状态以字母“G”加顺序数字表示如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后应换版发行。
4.4.4对图样的修改执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.5文件的保存与回收4.5.1对归档文件和资料的保存和管理执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。
4.5.2对各部门保存的文件资料由部门资料员负责妥善保管防止污损遗失保存期限为一般为3年超过保存期的由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。
4.5.3受控文件不得随意复印需要时应向其归控管理部门申请批准后方可进行复制。
4.5.4文件换版后由原发放部门负责将作废版本进行回收并进行记录对作废的文件和资料需保留以备参考时应加盖“作废”章予以标识。
4.6外来文件的控制4.6.1对外来文件由接收部门负责进行签收、登记和处理纳入到受控文件的管理范围。
a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规由总经理工作部负责签收登记交分管领导签批后贯彻实施；b)工程施工技术类文件由工程部负责保存和处理对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等由工程部审核其是否为有效版本并提供有效版本清单发放项目部使用。
c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等由策划营销中心负责处理。
4.6.2各部门按照分工管理范围负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等）并对文件的落实情况进行相应的跟踪。
4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。
4.8总经理工作部负责公司的档案管理各部门按分工做好本部门的档案管理工作执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。
4.9总经理工作部负责公司的信函管理做好信函的收发和处理工作执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。
4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。
4.11工程部负责对各部门的文