【前台管理】公司前台接待管理流程(excel版本).xls

前台来访接待工作流程前台接待主管前台接待专员客人各职能部门预约客人来访接待工作流程说明任务概要预约客人来访接待工作管理节点控制相关说明①各部门人员将预约客人情况知会前台，前台接待专员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者②通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜③客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》④确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候⑤被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项⑥前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见⑦送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统⑧当日来客访问信息的及时汇总，报办公室主任审核后存档前台来电转接流程前台接待专员外部单位人员各部门或员工范围外范围内在单位不在前台来电转接工作流程说明任务概要前台来电转接工作管理节点控制相关说明①前台接待专员听到电话铃声响起②前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听，电话接通后，可说“您好，这里是XX公司”③前台接待专员认真倾听对方来电事由④前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方⑤前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，若明确知道对方要找的人在办公室，则进行转接⑥若前台接待专员明确知道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告⑦若对方同意留言或前台接待专员代为转告，则前台接待专员要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认无误后结束电话信函收发工作流程行政部经理前台接待专员各职能部门有无信函收发工作流程说明任务概要信函收发工作管理节点控制相关说明①前台人员收到外部信函，根据信函的类型和日期整理、分类②前台人员在信函登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或者用红笔将有关事项勾出，以便行政经理参阅③信函归类后，送行政经理审核，前台人员对信函进行分发，其他职能部门接收到前台人员发来的信函④前台人员对剩下的不能分发的信函，进行拆封⑤前台人员根据信函内容的要求及时进行回复拟稿⑥回复拟稿经过行政经理的审核后，邮寄信函⑦对回复的信函底稿进行存档接收信函、快件工作流程前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位接收信函、快件工作流程说明任务概要接收信函、快件工作管理节点控制相关说明①外部单位通过快递、邮寄等方式发来文件、信函、资料等，前台接待专员签收②前台接待专员将收到的文件、信函进行登记，填写《信函与文件接收登记表》③前台接待专员登记后按照部门进行筛选分类④前台接待专员将分拣的信函、快件分送到相应收件部门⑤各部门签收后，前台接待专员每日将接收信件资料进行统计、存档寄送信函、快件工作流程前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位寄送信函、快件工作流程说明任务概要寄送信函、快件工作管理节点控制相关说明①各职能部门将需要邮寄、快递的信函、物品等送至前台，交待寄送地点、收件人等信息②前台接待专员确认清楚各项事宜，接收信件、物品③前台接待专员将需要寄送的信函、物品进行登记，以存档和备查④前台接待专员根据寄送物品的种类确认寄送方式，若是快递则联络快递公司取件，若是邮寄则需要安排好自己的工作直接去最近的邮局办理⑤快递公司、邮局接到信函、快件后分拣、发送传真发文工作流程行政部经理前台接待专员员工传真发文工作流程说明任务概要传真发文工作管理节点控制相关说明①行政部人员根据传真收文的情况或上级领导的指导，提出发文申请，申请表要写明传真发文的理由、日期等；对于一般性的传真发文，行政经理进行核实、审批，重要的发文送总经理审核②经过审核通过后，前台接到专员在传真发文登记簿上进行传真发文登记③登记后，前台接待专员把传真发送出去并确认对方是否收到④前台接待专员将传真原件存档传真收文工作流程行政部经理前台接待专员各部门或员工传真收文工作流程说明任务概要传真收文工作管理节点控制相关说明①前台接待专员接到其他公司人员发来的传真②前台接待专员在传真收文登记簿上进行登记③登记后，前台接待专员应将传真原件复印一份④复印后，前台接待专员将传真原件存档