【前台手册】前台-岗位职责及工作要求.doc

前台岗位职责与手册行政人事部经理信息技术专员行政人事专员行政前台职务：行政前台上级主管：行政人事部经理工作对象：全司人员主要职责：日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。对设备遥控板、个人办公区域的管理。公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排；非长期性预订车辆的管理和费用结算；公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通；库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告；通过定期对本职工作的总结，以完善和提高现有工作水平；公司负责人及部门经理交办的其他工作。工作流程和工作要求：接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。工作流程：客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻；准备招待茶水饮料；通知相关工作人员有人来访；每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。注意事项：接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档；及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。工作流程：电话响铃一声后，立即接听，“您好，捷时特物流”，同时注意礼貌和商务用语；接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和；对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。及时将用完的《来电记录表》归档。注意事项：来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；严禁事项：来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁；未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误；《来电记录表》按年度不及时归档。公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。工作流程（邮件签发及费用结算）：总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《LPL邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《LPL邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《LPL邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托运，自行寄出”。根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。工作流程（邮件签收）：公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台在《LPL邮件签收登记表》（附件2）上签收登记后，再分发至各收件人处。收件人在收到行政前台分发的