档案管理办法方案.doc

档案管理办法方案总则为了加强对公司档案的管理、收集和整理工作，规范公司档案管理流程，完善档案管理制度，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司所有直属部门。在公司档案管理工作中，公司各部门及个人必须严格贯彻执行公司有关档案保密、知识产权保密的相关制度，严密保管，确保档案的完整与安全。本办法中的档案是指过去和现在的公司各部门及个人从事经营、销售、研发、管理等活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、数字、图表、声像等不同形式的历史记录（含纸质材料和缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等）。是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，其构成包括经营销售、物资采购、技术研发、财务管理、劳动工资等方面档案。第二章立卷归档制度立卷归档基本制度档案工作实行文件材料形成部门立卷制，“统一领导、分级管理”，即凡部门形成的具有保存价值的文件材料，由立卷人按文件的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排件号、页号、填写卷内目录和备考表，交本部门档案工作人员检查，领导审批，留存备份后移交行政部管理，同时履行移交手续。（一）行政部在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，能形成电子档案的材料要存电子档，并由专人负责，按各种档案归档时间定期提供给行政部集中管理。行政部接收档案的基本要求（一）归档的文件材料(包括纸质、照片、录像带等各种载体形式)应完整、准确、系统，按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，填清密级程度，分类整理、立卷，并认真填写移交清单；需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入档案。（二）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（三）各部门归档的文件及电子档案材料，要在相应档案归口部门留备份，保证文件的可用性和安全性。文件材料的立卷归口部门及归档范围：（一）路面材料生产方面：由工程部负责立卷归档。包括橡胶沥青等路面材料的实验数据、材料工艺、图样、材料检验、材料生产过程和生产调度工作中形成的各种数据、文字、图片等材料。（二）经营销售方面：由市场部负责立卷归档，留存备份。包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。（三）设备及物资的采购、保管方面：由采购部负责立卷归档（暂由行政部代收），行政部、财务部负责收集留存备份。包括设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。（四）设备生产、维护方面：由设备部负责立卷保管（暂由工程部代收），留存备份。包括设备仪器的设计、图样和技术文件，设备仪器、安装、调试和验收等过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。（五）技术管理方面：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。（六）计划统计方面：由财务部负责立卷保管，留存备份。包括公司及公司各部门的计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料，包括路面材料的生产数量统计、路面材料生产中耗用的胶粉、添加剂、燃料等统计分析数据。（七）人力资源方面：由人力资源部负责立卷保管（暂由财务部代收），留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。（八）财务管理方面：由财务部负责立卷保管，留存备份。包括财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。（九）其他方面：都由行政部负责立卷保管，留存备份。归档时间（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档，但红头文件材料，应及时归档。（二）市场销售项目、科研课题等文件材料在财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（四）公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（六）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（七）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。（八）变更、修改、补充的文件材料，公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料，应随时归档。不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源负责人审查批准，由专人负责监销。公