档案管理办法及实施细则.doc

档案管理细则档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案条例》、《哈尔滨市企业档案管理办法》和《黑龙江省城市建设档案管理规定》等有关条例，特制定本规定。第二条定义公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。第三条适用范围本规定适用于及下属各项目分公司。第二章管理部门及其职责第四条管理部门档案管理实行统一领导，分级管理的原则。档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，集团行政部所属档案员直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。各项目分公司行政部设专职或兼职档案管理人员担任项目档案管理专员，负责各自项目分公司日常档案管理工作。各部门专职或兼职档案管理人员负责本部门档案管理工作。第五条管理职责集团总部档案室、各项目分公司、各部门及专职或兼职档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行各自管理职责。档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政人事总监领导（部门及岗位管理职责详见附件二）。第三章文件材料的收集与归档第六条集团总部及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。第四章档案的管理第九条集团总部及各项目分公司应设专门的档案库房对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库房的管理工作。第十条各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向集团总部/项目分公司行政部办理移交。工程档案按各单位工程或在工期各节点分批移交。第十一条集团总部档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录。第十二条集团总部档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。第十三条定期进行对库房档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。第十四条收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。第十五条档案的鉴定和销毁1、编制档案保管期限表，保管期限可分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。2、档案鉴定工作由项目经理、行政人资总监、档案管理专员组成的档案鉴定小组负责鉴定，并由行政人资总监写出鉴定报告，行政人资总监和项目经理注明鉴定意见，并注明日期。3、销毁档案应严格把关，销毁前要造具清册，由档案负责人提出销毁报告经行政人资总监审核后报项目经理/总经理批准。销毁档案时要严格执行保密规定。第十六条档案的移交凡在本公司工作活动中形成的具有保存、利用价值的文件材料都应移交归档。第十七条档案的借（查）阅档案管理员应根据档案的密级和查阅等级，严格执行借（查）阅制度，档案一般只能在档案室内查阅，未经批准不准携带到其他地方。第十八条档案的保密工作档案管理员应严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全。第十九条档案库房管理集团总部及项目分公司档案库房由行政部指派专人管理。库房是机要重地，除档案管理人员外，其他人不得进入库房。第五章法律责任第二十条有下列行为的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚，严重者将追究法律责任。1、损坏、遗失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案。2、对档案进行涂改、伪造的。3、将公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的。4、擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的。第六章附则第二十一条由集团总部档案室制定，经集团总经理及董事长核准后公布实施，由集团行政部负责解释。档案管理实施细则第一章档案分类类目代码编号第一条目的为了加强档案分类的标准化，规范化，使文件材料归档更具科学性。第二条适用范围本规定适用于帝泰集团总部及下属各项目分公司。第三条分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。第四条分类设置1、行政管理（XZ）的分类综合、档案、固定资产、后勤、采购等。2、人力资源管理（RL）的分类人员招聘、录用、薪资福利、教育培训等。3、财务管理（CW）的分类综合、会计凭证、会计报表、会计账簿。4、招商管理（ZS）的分类综合、合同文本。5、前期开发管理（KF）的分类综合、合同文本。6.经营管理（JY）的分类综合、合同文本。7、工程管理（GC）的分类综合、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。8、法律事务（FW）的分类综合、法律文本、授权书、委托书等。9、规划设计（GH）的分类设计任务书、规划设计图纸、规划设计进度等。10、营销企划（YX）的分类销售合同、各类企划书、楼书等。11、声像档案管理（SX）的分类综合、照