01-【管理制度】-13-公文处理管理制度.docx

公司公文处理管理制度第一章总则第一条为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。第二条本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。第三条本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。第六条综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。第七条本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。第二章公文种类第八条公司的公文种类主要有：(一)命令(令)适用于人员任免和嘉奖。(二)决议适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。(三)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。(四)通知适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。(五)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。(六)报告适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。(七)请示适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。(八)批复适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。(九)意见适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。(十)函适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。(十一)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。‘上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。(六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。(十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。(十一)公文应当标注主题词。(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。(十三)章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。第四章行文规范第十二条行文应当确有必要，注重效用。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十四条公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。第十五条同级分、子公司的各部门可以联合行文。第十六条向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。第十八条受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。第五章发文办理第十九条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签