公司文件编号规定.docx

公司文件编号规范

为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

一、文件编号结构
文件编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。
第一部分：表明发文机构
第二部分：表明文件的密级程度
第三部分：表明文件的属性，即文件的类型及当年文件发文的顺序号。
第四部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。

各部分表示方法
第一部分：发文机构

发文机构表达符号AdministrationDept行政部ADLab实验室LSalesDept销售部SDLogistics/CustomerServiceepartment物流/客服部LCS
第二部分：文件的密级

密级表达符号控制发放和使用的范围特别说明R.01限于高层管理人员董事会、总经理R.02限于中层以上管理人员部门以上经理R.03限于涉及的某个人或某部门R.00无任何限制
第三部分：文件类型

类型表达符号文件类型说明CRP.文件关键词会议室文件重要会议讨论提纲或草案文件INF.文件关键词资料性文件搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等RUS.文件关键词规章制度和决议发布的规章制度和会议决议SR.文件关键词会议简要记录重要会议的会议纪要WP.文件关键词工作文件工作流程和规范DH．文件关键词公司大事记公司的重大活动及重大事项的编撰
第四部分：文件状态

状态表达符号文件状态说明Add.版本号增编Corr.版本号更正Rev.版本号发布新发布或取代已发放的文件
版本号的使用：
第一版（原件）用Rev.1.0表示
对第一版进行细部调整用“状态符号1.1/1.2……”表示
对第一版进行结构修改用“状态符号2.0/3.0……”表示

举例：管理部IT部门发布的计算机使用管理办法（第一版）
文件编号：M-R.00-RUS.计算机管理-Rev1.0

二、文件表头
公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用第一条中密级表达符号表示。

文件类型保密等级文件编号批准人审核人编写人日期□报送：□发送：□传阅：