差旅费用管理制度(3).docx

差旅管理制度
1.目的：
为规范员工因公出差管理，有效控制差旅费用，提高差旅工作效率，特制定本制度。
2.适用范围：
适用于总部及下属公司所有因公发生差旅的管理工作。
3.职责：
3.1行政中心职责：
负责本制度的制定、执行、监督，对违反规定行为进行处罚。
3.2一级部门/大区负责人职责：
监督本部门/大区差旅管理制度执行情况，控制本部门/大区差旅费用、对本部门/大区员工违反制度行为予以纠正、对超规差旅申请进行审批。
3.3差旅预订人职责：
3.3.1差旅预订人是行政中心授权的一级部门/大区的差旅预订执行人，预订人需在行政中心备案。
3.3.2差旅预订人需按照差旅管理制度严格执行差旅预订流程。
3.3.3差旅预订人的手机需保持24小时的待机状态，随时与差旅公司保持联络。
4.交通工具：
4.1境内、境外乘坐飞机：
所有员工搭乘航班应通过公司签约的商旅供应商选择经济舱。
4.2境内（大陆地区）乘坐高铁：
员工乘坐高铁应该选择二等座位，如选择一等座需与机票比价并由一级部门/大区负责人批准。
4.3地面交通：
出发地和目的地有效地面交通方式包括火车、地铁、出租车或巴士，采用实报实销方式。
5.住宿：
5.1酒店住宿说明：
5.1.1所有员工均可选择不超过住宿标准的酒店。
5.1.2酒店住宿费用报销时，行政中心根据差旅公司提供的费用明细核对住宿费用，以员工总的出差期间平均住宿费用不超过各地区不同级别员工的酒店住宿限额为准。
5.1.3长期出差（3个月内）选择租房的员工，房租和水电气等报销费用的总和小于或等于等值住宿限额的30%，并以实际发生额进行报销。报销时需提供租房协议以及对方收款证明等有关票据实报实销。租房时，因个人行为导致的对房屋及其内部设施设备进行的各种损毁，由个人承担，公司不予负责。因个人原因导致的房屋押金损失，公司不予报销。
5.2酒店住宿费用标准：（RMB元/天）
出差目的地/员工级别G6（含）以上G4、G5G1-G3中国大陆北京、上海、广州、深圳1000元（含）/天以下600元（含）/天以下350元（含）/天以下其他城市800元（含）/天以下400元（含）/天以下300元（含）/天以下6.管理规定：
6.1流程：所有差旅，均需要提前取得差旅审批。
6.1.1员工出差前需通过邮件/线上OA/线下纸版/APP(四种形式任选其一)填写《员工差旅申请表》，并经一级部门/大区负责人审批通过后交差旅预订人。
6.1.2差旅预订人根据《员工差旅申请表》中的需求信息，联系差旅代理公司对需公司提前预订的机票、酒店进行预订并填写差旅预订信息。对超标的预订报一级部门/大区负责人审批。
6.1.3《员工差旅申请表》未审批通过前,差旅预订人仅提供相关信息查询服务,不提供预订服务。
6.1.4差旅人返回公司后，应及时在考勤系统中提报差旅请假单。
6.2票务预订规定：
6.2.1高铁：
6.2.1.1高铁单程5小时内且高铁票价低于折扣后机票价格时，员工应首选高铁出行。
6.2.1.2如因差旅计划调整，导致退票、改签而产生的费用，经一级部门/大区负责人审批确认后，由公司承担所产生的费用。未经审批的其他原因，由员工个人承担所产生的费用。
6.2.2机票：
6.2.2.1预订机票需提前，避免当天预订无折扣机票的情况发生。
6.2.2.2预订机票应首选出差时点前后一小时内的最低票价。如因特殊情况需乘坐高于最低票价的航班，需差旅人需将原因详细填写于《员工差旅申请表》中的情况说明处；如遇紧急情况，应以邮件或电话形式向所在一级部门/大区负责人申请，经一级部门/大区负责人同意后差旅预订人方可予以预订。对于此种情况，员工需事后补交《员工差旅申请表》。
6.2.2.3《员工差旅申请表》由差旅预订人统一汇总并每月定期提报至行政中心备案，以便行政中心做核查标准、数据分析等工作。
6.2.2.4预订机票，如出现更改航班、航线、签转、退票等情况的，由需求人写明原因报其所在一级部门/大区负责人审批同意后，差旅预订人方可予以更改。
6.2.2.5在满足员工公务要求的前提下，员工乘机应优先选择最低折扣经济舱。
6.2.2.6各部门员工的机票费用由行政中心每月与公司签约的差旅供应商统一核对、结算，由财法中心按员工所属部门划分费用。
6.3酒店预订规定：
6.3.1为确保员工住宿条件和安全，如无特殊情况，所有员工住宿应在公司签约的差旅供应商选择住宿酒店。
6.3.2预订酒店时需填写《员工差旅申请表》，经一级部门/大区负责人审批同意后方可由本部门差旅预订人预订酒店。
6.3.3如差旅供应商无法提供出差目的地酒店或需随同客户住宿，员工需依照本制度5.2条款所规定的住宿标准自行安排住宿。住宿费用由员工先行垫付后，按公司报销规定进行报销。
6.3.4酒店预订需至少提前2日，避免出现当日预订无房