【标准制度】备用金管理制度.docx

保密等级内控文档名称备用金管理制度文档编号财—0004发布组织XX财务中心发布日期20XX-11-01执行日期20XX-11-01版本号1.0所属部门XX集团

公司备用金管理制度

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公司备用金管理制度
1.0目的：
为了对相加强备用金管理，规范借款行为，提高资金利用效率，方便公司异地办公员工费用报销和其它款项支付的及时性，进一步提高运营效率，特制定本制度。
2.0适用范围：
1、本制度适用于公司各部门相关人员零星备用金；
2、个人因公出差临时借支；
3、经常性的零星开支备用金；
4、其他备用金。
3.0管理规范
3.1实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理；
3.2每笔备用金的支取提前预算
4.0工作程序
4.1备用金借款流程
4.1.1相关人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”如遇差旅费需填写“差旅费预算申请单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，依据业务内容附相关OA申批单或合同，并按流程办理签字手续。财务人员审核“借款单”或“差旅费预算申请单”各项内容是否正确和完整，经审核签批无误后才能办理付款手续。
4.1.2因业务需求需长期借用备用金时，先提交备用金使用预算表，由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的款项并规定使用范围；使用部门必须设立专人管理定额备用金，备用金管理人员必须妥善保存支付备用金的票据，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。备用金管理人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。填单和签批流程同临时备用金流程一致。
4.2备用金报销流程
借款人员完成业务后应在三日内到财务部领取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据费用报销管理制度规定认真审核无误后，办理报销手续。
4.3.备用金使用额度规范
4.3.1相关业务人员借用的零星采购用款，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部人员处办理货款支付、结算手续。
4.3.2员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
4.3.3其他借款，根据实际情况核定金额。
4.4各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

XX集团财务部
20XX年11月01日