【办公设施】办公设备用品管理制度.docx

行政办公设备用品管理制度目的规范办公设备、用品管理，更好的发挥现代办公设备、用品的作用，提高工作效率。有效控制行政办公用品的消耗和相关费用支出。适用范围公司所属各部门、各门店制度内容第一条公司行政部负责将所有在用办公设备、物品分类编制目录、编号、建档、建卡，实施系统而规范的管理。实行严格的按部门或个人领用、管理登记制度。第二条各部门及门店应每月例行向申报办公设备、物品使用计划，行政部依据相关预算审核并安排购置、发放。由部门负责人统一办理领用和登记手续。第三条行政部须将各部门、门店领用的办公设备、物品，按放置场所分别建档立册，填写明细表，填入该部门、场所内所有办公设备的名称、数量，编号、领用日期等。设立由行政部统一订制的标签，固定于设备的侧面或背面不明显处，以便于随时查验以及规范管理。第四条设备保管人、使用人离职或调离工作岗位时，应到行政部办理办公设备、物品移交手续，在部门负责认的监督下完成移交工作后，交接双方及部门负责人在设备、物品交割单上签证。第五条行政部在每年月日应指导各部门及门店对所有办公设备、物品进行一次全面的盘点核查工作，并按要求填写《办公设备盘点表》。第六条各部门及门店所使用或保管的办公设备、物品如有闲置、损坏或遗失的，应由使用部门将实情详细报告行政部。属人为原因损坏办公设备、物品的，要责成相关责任人承担相应的赔偿责任。第七条各部门及门店的办公设备、物品如有损坏需维修的，应及时正式报告行政部安排修理。第八条在用办公设备如确已不能修复时，应向行政部提交正式报告申请领新品。行政部通过鉴定，确认已不能使用，难以修复或修复成本不合理时，由鉴定人出具鉴定意见，行政部长签署意见后，再行安排调剂、发放或购置。第九条办公设备使用规范一、电话机1、办公区公共用电话机，归属部门要指定专人负责管理和维护，属于个人专用的办公用电话机，须由电话机所有者负责保管和维护。发生故障须及时报送行政部相关负责人员安排修复。以免影响工作。2、公司的电话机是为方便和提高工作、办事效率而设置的，全体员工不得使用办公用电话机拨打私人电话；3、严禁用公司电话打信息台或联系私人业务。二、传真机1、传真机须由专人负责日常使用、保养、维护。未经准许，其他人员不得随便动用传真机。2、在收发传真时，涉及到公司不可公开的秘密内容时，负责收发文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件，以免泄密。3、在接收传真时，应做好登记，完成接收工作后，要及时把传真件交给被指定的的接收人或接收部门负责人。如收件人不在，应妥善保管传真件直到送达为止。三、复印机1、复印机由专人负责日常的使用、保养、维护。每日使用前要认真检查机器的完好状况，以免在使用时由于发生故障而影响工作及造成时间及耗材的浪费。2、复印文件或图表时，要注意对原件的爱护，以免损坏原件。3、对所有重要的文件在复印前要进行登记，并注明复印份数。4、涉及到公司不可公开的秘密文件时，负责复印文件的责任人应严格保守机密并妥善保管原件，以免泄密。5、对在复印文件时产生的残损文件或材料须及时彻底销毁。四、电脑1、各类人员所使用的办公用计算机，都要办理领用登记手续，并由使用人负责妥善保管，做到专机专人专用。2、使用人要妥善保管和使用办公用计算机。机内的重要文件、资料、图片等须加密保管，以免丢失。3、所有办公用计算机要加设开机密码，以防公司的机密文档丢失或泄密。五、各部门及门店对本部的电话机、传真机、复印机、计算机等办公设备应随时保持畅通、完好，发现问题及时报请公司专业人员维修，以免影响工作。六、摄像、照相、录音机（笔）1、摄照录音设备是用于记录公司各类会议及其它活动时的专用设备，应指定专人负责使用和保管。2、未经行政部长批准，任何人不得借出或交给他人使用。以免由于使用不当而引发故障，造成对工作的不必要的影响或损失。第十条本制度由行政部制定并负责修订和解释。第十一条本制度自正式发布之日起实施。