【办公设施】办公设备管理流程 (1).docx

文件名称文件编号办公室设备管理程序文件版本A制订部门人力资源部第页共NUMPAGES4页办公室设备管理程序文件编号：文件版本：A制定部门：人力资源部发行日期：201X-XX-XX分发部门：受控状态：核准：审核：制定：修订页版本修改摘要修改人修改时间批准人A全新改版目的保证在使用办公室设备时不会产生泄密事件。适用范围本程序适用于相关办公设备的使用。包含：电话、传真机、复印机、打印机、扫描仪、复合机及碎纸机等。责任部门本规定的制定、修订及废止，由IT资讯课起草，经由管理者代表确认后交总经理批准通过实施。作业程序：电话使用规定使用电话的时候，记录电话号码的笔记不要随意放置，必要时随时进行废弃或妥善保存，不要放置在桌子上；机密信息不要通过电话传达，必须要传达时，注意周围的情况，最好能在单独一人的场所通过电话传达秘密信息；对方不在而使用自动应答的留言功能时，不要留下机密相关的信息。传真机使用规定FAX上记录的号码簿要定期检查，有送信记录未消除的情况时尽快消除；对于常用传真号码设置一键拨号；在发生变更时，送信方式有实施定期检查和在发生变化时的调整，并有相关记录；手动输入对方号码时，发送之前一定要再次与手中的号码相对照，然后再发送；发送完成后必须进行确认；发送完成的FAX用纸必须拿回，不要放置在FAX机上；经常检查FAX机，注意是否有接收到的传真件；机密信息不要使用FAX传送，必须传送时，通过电话确认对方正在传真机旁边接收，并在正式发送前用试验用纸发送测试传真。打印复印机使用规定不要将复印的原稿放置在复印机上，记得取回；打印完的资料要马上拿回；机密信息不得作为二次纸来使用；使用二次纸时，必须确认上面没有秘密信息。扫描仪使用规定扫描完的原稿要马上拿回，禁止继续放置在扫描仪上；扫描完成的电子文档保存于职能部门；机密信息文件扫描时要取得信息所有者的许可；扫描后的文件禁止发送到业务无关的邮箱地址。复合机的使用规定复合机以复印功能为程序，标配或可选打印、扫描、传真功能，采用数码原理，以激光打印的输出方式进行文件处理。复合机的使用需符合本程序4.1、4.2、4.3、4.4条的规定。碎纸机使用规定公司经营资料及秘密信息纸质文件的废弃必须用碎纸机进行废弃，不得只用手撕破直接扔到垃圾桶；机密纸张信息在废弃的前必须要检查工作是否正常；秘密信息粉碎后要检查使用效果，确认确实已被粉碎。