01-【管理制度】-04-办公用品管理制度.docx

公司办公用品管理制度公司管理/公司办公用品管理制度版本号公司办公用品管理制度编制：日期：审核：日期：批准：日期：生效日期：公司管理/公司办公用品管理制度版本号为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。一．适用范围根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：2.1耐用品：2.1.1办公家具，如：各类办公桌、空调、微波炉、冰箱、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;2.1.2办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、投影仪等。2.2易耗品：2.2.1文具类办公用品，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书钉、插线板、大头针等。2.2.2生活类办公用品，如：卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。二．办公用品采购2.1申请范围：（1）办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时行政部有权拒发；（2）部门采购申请内容主要为易耗品。2.2审核及审批：由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政部经理审核签字后，提交副总理批准后方可购买。2.3采购安排：（1）各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅自购买。办公用品购买实行两人以上共同负责制。（2）采购分为定期采购和临时应急采购。行政部根据批示意见，在规定时间内完成采购。（3）行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。部门特殊物品或专业物品采购，由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。行政部会定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情况，对供货价格进行调整。第四章办公用品入库4.1入库登记办公用品采购到位后，由行政专员核对、入库。行政专员办理入库后，建立办公用品采购台账，行政部经理审核确认第五章办公用品领用5.1部门办公用品由部门指定人员签字领用，易耗品于每月三号统一领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。5.2新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，办公设备由本人签字领取，部门负责人签字确认，行政部存根备案。第六章办公用品借用与归还6.1办公用品/设备的借用凡个人因工作需要借用公司办公器材等，需要填写《办公用品借用单》，并由部门经理签字确认。6.2办公用品的归还：（1）借用办公用品超时未还的，行政部有责任督促归还。（2）借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。（3）员工工作变动或者离职，应及时到行政部办理领取物品的归还手续。第七章办公用品日常管理7.1易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。行政部会定期进行盘点（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。7.2耐用品、办公设备的管理，主要是指办公设备的报修：耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政专员统筹安排，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后行政部归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。（2）各部门办公设备的保养，具体到责任人，主要由各部门使用责任人进行保养，行政部将不定期检查。公共设施或设备，由行政部统一管理。（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家或重新购买。7.3办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。7.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面或双面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。7.5礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政部统一办理。第八章办公用品费用成本控制8.1各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。8.2行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。8.3各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由行政部统一管理。8.4凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。第九章附则1、本制度由行政部负责修订并解释。2、本制度自颁布之日起执行。第九章办公用品管理流程与工作标准（一）办公用品管理工作流程图部门名称行政部流程名称（一）办公用品管理层次2任务概要办公用品管理单位总经理上级主管行政部经理行政专员申请部门经理申请人节点ABCDEF审批审核或审批统筹调度采购安排清洁保养采购入库领用结束审核开始填采购申请单企业名