01-【管理制度】-07-办公用品管理制度.docx

PAGE\*MERGEFORMAT5办公用品管理制度办公用品的购买为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。根据办公用品库存数量以及消耗情况，向办公室主任报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需求量将发生变化，也一并向主任提出。在办公用品库存不多或者有部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商场购买或者订购的方式。在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须填一份订购单，经办公室确认后再订购。办公室必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及订购的商家名称。按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量和质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。收到办公用品后，对照订货单和订购进度控制卡，开具支付票据，经主管签字盖章做好登记，转交财务科负责支付或者结算。办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公室有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。办公用品的申请、分发领用及报废处理各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。接到各部门的申请书（两份）后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发单据给库房。库房进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。用品分发后做好登记，做好分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量以及报废处理的有关事项。办公用品的保管所有入库办公用品，都必须填写台账（卡片）。必须清楚掌握办公用品库存情况，经常整理与规整。办公用品仓库一年盘点两次（6月及12月）。盘点工作由办公室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。印刷物品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一点一批消耗品用完，立即写报告递交给办公室主任。必须对各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是每月5日前对前一月领用量、使用量以及余量（未用量）做出统计，向上报告。办公室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致，最后把报告分部门进行编辑保存。对办公用品使用的监督与调查对总公司各部门进行监督调查的内容包括核对用品领用单据与用品台账。核对用品申请书与实际使用情况。核对用品领用台账与实际用品台账。第十八条核对收支单据与用品实物台账。核对支付单据与送货票据。