01-【管理制度】-03-行政采购管理制度.docx

行政采购管理制度一.目的：为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足生产、办公需求，特制订本制度。二.范围：适用于本公司所有生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。三.职责：1.需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。2.行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。3.行政部：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。4.总经办/董事长办：按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。四.固定资产采购：1.固定资产采购按《固定资产管理制度》执行。五.行政常用物品采购：1.采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商。2.意向供应商向我司传真报价单，主管部门确定每种物品最终价格。3.采购人员通知意供应商送样至本公司。4.采购人员接获样品后，将样品送需求部确认，样品确认合格后，可批量供货。5.样品经确认和评估合格后，且连续2批次供货无交期、数量、质量问题，可列入《合格供应商》。6.连续2次批次供货不合格的供应商，由行政部取消供货资格。行政部建立合格供应商信息档案。7.如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求，必须开发新供应商。8.采购对供应商下《采购单》流程：行政部采购人员按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择合格供应商，并将所需购买的物品传真至供应商。六.行政零星物品采购：1.行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。2.采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择2家以上供应商，进行询价、比价确认最终价格后，填入《请购单》单价一栏上，并依据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格，上级主管同意后，方可进行采购。七.采购管理：1.采购人员必须随时追踪交期、数量，并及时反馈，确保交期，如交期延误及时通知申购部门。2.采购物品入厂后，前台通知行政助理验收货物，行政助理将验收后的物品登记在《资产入库、领用登记表》中，办理入库手续。3.行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《资产/物品领用登记表》上签字确认。4.行政助理每月月底统计所有《资产入库、领用登记表》核对费用，录入《行政费用月报表》5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。八.采购报销管理1.采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批的《申购单》、采购合同或报价单，否则财务不予报销。九.行政采购流程批准十.本规定自签署发布之日起正式执行。十一.本规定的解释权归属行政部.十二.附件：1.《申购单》2.《资产/物品领用登记表》3.《合格供应商名录》