01-【管理制度】-09-办公用品采购管理制度.docx

PAGE\*MERGEFORMAT4办公用品采购制度第一章总则第一条为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。第二条本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材、食堂宿舍等生活用品、劳保用品、卫生清洁用品等。第二章权责第三条办公用品由行政办集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理。第四条行政专员具体负责办公用品的采购和日常管理。第五条行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购。第六条财务主管负责对办公用品采购价格进行审计，并定期审核办公用品台账。第七条公司总经理负责对行政部的办公用品采购和管理进行监督，发现问题应及时纠偏。第三章申购第八条各部门根据本部门对办公用品的需求，于每周的最后一个工作日提报下一周办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政专员;第九条行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商;填写《办公用品申购表》，报行政部经理和总经理审批后实施采购;第十条凡一次性购买金额预计超过500元的，行政办必须安排两人一起外出采购;第十一条对于大宗办公用品，由行政部经理负责询价和议价、选择合格供货商，并签订购销合同。行政专员配合实施。第四章核销第十二条采购物资时，行政专员必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政专员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证;第十三条物资采购完毕，在7个工作日内填写《费用报销单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。第五章领用和发放第十四条员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》并按要求提前相关领导审批，行政专员按照《办公用品领用单》发放办公用品;第十五条办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收;第十六条员工离职时，须根据有关规定与行政专员交接办公用品。第六章登记和管理第十七条行政专员按时建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理;第十八条财务部负责定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符;第十九条办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能;第二十条行政专员根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。第七章其他第二十一条本条例自印发之日起执行。第二十一条本条例由行政部负责解释。2018年x月x日