01-【管理制度】-21-供应商信息管理制度.docx

供应商信息管理制度供应商信息管理是企业管理者为了有效地开发和利用供应商信息资源，在供应商管理过程中，对供应商信息进行收集、加工、输入和输出的活动总称。1.目的1.1为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作，促进公司充分了解供应商的供应、交期、品管等能力，从而为公司制定采购决策提供依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工作。3.职责分工3.1供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度，监督供应商信息管理过程。3.2采购专员负责分析和核定供应商信息，评价供应商资信等。3.3.采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。4.供应商信息的内容供应商信息的内容主要包括以下四个方面。4.1供应商基础资料，也就是公司掌握的供应商最基本的原始资料，主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人，公司概况，设备状况，人力资源状况，主要产品及原材料等。4.2供应商特征信息，包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。4.3供应商业务状况，主要包括目前及以往的销售实绩，经营管理者和业务人员的素质，与其他竞争公司的关系，与本公司的业务联系及合作态度等。4.4交易活动现状，主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。5实施信息收集5.1.采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划，并报采购部经理审批。5.2供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。5.3采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信息收集提纲与表格。5.4采购文员按照任务的特点，选择合适的收集方式和方法。6.供应商信息的分类供应商信息按照来源不同一般分为以下五类，采购专员应按照以下分类整理信息。6.1基本情况，包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。6.2资料类，主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。6.3合同类，包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、合同及合同编号、技术协议。6.4产品类，包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业标准、产品执行标准等。6.5流程类，包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准表格等。7.供应商信息的整理7.1采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料，包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。7.2采购专员对供应商进行分类与编号，分类的方法按公司编码规定。7.3采购文员按照供应商编号，将采购专员核定的供应商信息录入信息管理系统，建立供应商档案卡。7.4采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理出来。7.5采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。8.供应商信息存档规定8.1按照领导审批和公司规定，采购文员将供应商信息资料注明密级。8.2将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。8.3归档的资料应齐全完整，按照顺序或编号进行装订。8.4将装订好的资料，按照公司的编码规则编号、标注标题，并编制卷内目录。8.5按照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。8.6定期对资料进行整理、清理、核对。9供应商信息借阅规定9.1借阅资料时，必须办理借阅手续。借阅人员需注明借阅资料、期限及用途等，由借阅人员部门领导审批，并由采购部经理审批。9.2采购文员审核“借阅申请单”，并及时登记借阅信息。9.3借阅人员应准时送还资料，采购文员应核对资料，并登记。9.4如出现借阅异常时，采购文员应了解情况，必要时上报部门领导。10.供应商信息管理的注意事项10.1供应商信息管理应保持动态性，需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，清理过旧资料，及时补充新资料，并进行跟踪记录。10.2供应商信息管理工作应提高质量和效率，不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。11.公司员工应理解并遵守供应商信息管理制度的相关规定。12供应商信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。13.本制度由采购部负责制定，报采购总监审批后执行。14.本制度自颁布之日起实行。