00-【管理制度】-03-行政办公费用标准管理制度.doc

作业指导书编号CRWY/ZB-ZY14名称行政办公费用标准管理制度版本B/0第页编制高峰雪更改审核批准生效期2008年9月1日1.0目的规范各项行政办公费用标准，有效控制公司的经营成本。2.0适用范围适用于公司所属各部门的行政办公费用控制。3.0职责总经理负责行政办公经费标准修订方案审批；常务副总经理负责审定行政办公费用的标准及结构；总经办与财务部经理负责修订下一年的行政办公费用标准及根据实际情况调整费用标准；财务管理中心负责对上一年的行政办公费用提出审计报告，或根据调整后的费用标准，按限额进行审核与报销；财务管理中心负责向各部门提交财务报表，反映每月行政办公费用的开支情况；部门负责人负责依据每月的情况汇总编制行政办公费用调查报告；并负责（以各物业服务中心为最小单位）对上一年的行政办公费用在使用中是否合理提出报告；4.0程序要点4.1行政办公费用制定、修订及执行制定及修订时间节点：修订时间为每年12月份，执行时间为次年的1月份流程：1、各部门负责人于12月10日前向总经办提交上一年的行政办公费用标准是否合理等的调查报告，报告中应体现每项费用标准盈亏以及盈亏的原因，总经办主任应组织对提交的所有报告（主要是显亏部分）做抽样调查。2、财务部经理于12月10日前向总经办提交上一年各部门的行政办公费用的审计报告。3、总经办主任会同财务部经理结合部门报告、财务审计报告和公司财务成本行政办公费用各子目的“控制点”进行费用平衡和调整，于12月15日前将重新修订的行政办公费用标准提交副总经理。4、副总经理组织公司管理层讨论后审定行政办公费用修订方案，于12月20日前提交总经理。5、总经理于12月25日前审批完毕执行时间节点：执行时间从次年的1月1日开始；如遇特殊情况，由总经办发文通知新的执行时间1、各部门因突发事件导致行政办公费用超支30%以上，应填写费用超支情况说明表报总经办审核，常务副总经理审批；2、各部门上一年的行政办公费用的控制情况将作为对部门负责人、主管的考核内容之一；资料保管1、行政办公费用调查报告、财务部审计报告分别由总经办、财务部负责归档，保存三年；2、每月经审核签署后的行政办公费用报销单，由财务部作为会计凭证进行长期保存；4.4行政办公费用构成及标准报销原则前期介入中心、整改中心、营销服务中心人员按各自项目标准报销，若同时跨越两个或两个以上项目的管理人员，按“就高”项目标准的原则报销，如：营销服务中心经理按目前最高项目标准（凤凰城）报销，二十四城一期前期介入人员全部按二十四城标准报销；交通费费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》各部门依据工作内容及办公地点确定交通费用额度重大事件处理：部门负责人可首先向公司申请用车，若公司未提供车辆，外出公干产生的出租车费,不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，须附详细说明，部门负责人审核签字；委托外出：属部门负责人或主管处理的外出事务，当事人指派或委托其他员工办理，由此产生的交通费由委托人自行承担，公司不予报销；原则上普通员工均不享受交通费，在公交车不提供服务的时间段（一般为22：00以后）,并且是因公司重大活动或极其特殊情况,因对客服务产生的出租车费，不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，但须附详细说明，部门经理签字。自带车补贴费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》申请：申请车贴的员工需提前一个月向公司提交《自带车补贴申请表》，如实填写车辆号码、车型及排量，并附车辆购置证明等证明车辆排气量的文书复印件一份；报销：车贴的计算以月为单位，不满一月者不享受车贴，按照交通费报销。车贴报销票据为：油费、养路费、过路费，须每月凭正式发票报销。1、虚假填写车辆号码、车型、排量者或未开车者，一经查实，公司将追回前期多发放的车贴，并对当事人处以500元-2000元罚款。2、职能部门员工一般不享受车贴，若涉及招聘、采购等特殊岗位外出机会多且自带车的，可另行单独申请。3、享受车贴的员工，在七区十二县内（或100公里内）因公外出，不再报销差旅费或要求公司派车。通讯费费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》报销方式：限额内实报实销；报销范围：只包括月基本费、通话费、短信费等正常业务费，其他与工作无关的彩铃费，上网费等个性设置费不予报销；因公出差、培训，参加会议等产生长途电话及漫游费，副总经理不设上限实报实销，其他员工在上述标准的基础上按20元/天上浮，且上浮总额不超过200元，该话费含手机费和宾馆座机长话费，凭票实报实销；报销原则：持打印的发票明细进行报销，若确无法提供发票明细单（如：小灵通），可以用定额发票报销，但应注明当月实报通话费，财务部和总经办进行抽查，发现虚报，将对当事人进行处罚；报销手机费的人员必须保持24小时开机，如月抽查3次