00-【管理制度】-06-行政费用控制管理办法.docx

行政费用控制管理办法签发：第一章总则为有效降低公司管理成本、开源节流，保证合理、有效的使用公司资源、杜绝浪费现象，进一步提高行政办公水平，特制定本管理办法。第二章适用范围本管理办法适用于深圳市卓宝科技股份有限公司总部，深圳工厂及各子公司参照执行。第三章使用电器的具体办法原则规定：各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。严禁野蛮拆装。尽量别让电器待机，养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭。电脑使用规定下班后一定关闭电脑主机及显示器，周五下班后切断主机和显示器电源（服务器除外）；人员外出超过半天时间，务必关闭电脑；外出无法返回公司，务必电话告知同事，帮忙关闭电脑；不得下载与工作无关的资料，不得在下班后开机下载资料。电话、传真使用规定根据工作需要，正确选择电话、移动电话、快递、挂号和普通邮件等通信方式。提倡言简意赅，缩短通话时间，禁止打与工作无关的电话，包括长途电话。在保证有效沟通的前提下，尽量使用公司邮箱、OA系统、语音软件进行沟通；传真机在上班期间不得设置为自动接收，杜绝广告传真及其它无关传真，节省传真用纸。打印机、复印机使用规定慎用电脑上的“打印”按钮和复印机上的“复印”按钮，减少纸张、油墨、用电支出；打印机、复印机由专人负责关机、开启，员工不得使用打印、复印机印制与工作无关的资料。照明设备使用规定办公室、会议室做到事毕关灯，关窗；鉴于新办公室采光性能良好，在晴天和能见度较高的情况下不得开灯。空调使用规定以深圳气象局当天预报温度为标准，高于26摄氏度方可开启空调，同时空调显示温度不得低于摄氏26度；因空气不流通只开启空调换气、通风功能，不得使用制冷或制热功能；无人时不开空调，开空调时关闭门窗，下班后必须关闭空调。其他电器使用原则下班后饮水机关闭加热开关；养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭；最后离开办公室的员工以及职守人员，关闭按照规定应该关闭的电源。第四章文件资料打印复印具体办法无纸化办公一般公司内行文均采用电子文件形式，通过公司邮箱、OA系统及语音软件传递；文件打印、复印规定对于需打印出来的文件，一定要在电脑上修改材料，减少重复打印次数，在确定无误的情况下打印；对于公司内部非正式文件，打印页面设置参考数据如下：页边距和段落距离尽量设置为最小值，字体为宋体五号字（可将文档放大为150%-200%的模式，而不影响操作）；打印采用双面打印；双面打印办法如下：在“文件”中选择“打印…”，“名称”选择复印机型号，点击“属性”进入打印设置。在“setup”窗口中选择“duplex”下拉菜单，正常的双面打印选择“opentoleft”；对于需要复印留存文件，采取双面复印的办法，具体操作方法由电脑管理人员说明；对于公司内部正式行文按照目前办法本着节约的原则处理，能传阅的文件、尽量传阅，减少复印；公司对外行文一律遵从对外部门要求进行打印。第五章纸张使用办法文件草稿的打印、复印用纸可以再利用，要求尽量在确保使用效果的前提下，提倡双面使用；出现的单面纸张及空白部分可用来影印或裁剪为便条纸、草稿纸。使用过的报表纸、传真纸裁成便条纸使用；区分外部与内部用纸，外部用纸用质量好的纸张，内部用纸在保证使用的情况下购买低价纸张；在纸张上修改尽量使用铅笔；设立回收箱，分类收集公司的废纸、废报纸、快件的纸板盒；在举办大型会议时，尽量使用多媒体形式进行演示，减少会议的用纸量。第六章文件资料的存储办法采用档案袋循环利用办法，公司不再大量购置塑料文件夹，员工存储文件一律采用档案袋（牛皮纸公文袋）；文件采用订书机、回形针归类，非必要情况下不用文件装订夹等高耗值方式装订。第七章水资源使用办法水龙头尽量开小，用完随手关闭，避免长流水；饮水间只供人员饮水使用，不得洗漱其它物品，不得随意丢弃垃圾，尤其要避免饮水间地面和过道滴、漏水；第八章其他事宜员工自备水杯、饭盒包括汤碗，使用一次性饭盒及汤碗由食堂在其名下扣款；员工用钢笔、可换笔芯的签字笔作为书写工具，使用的签字笔只更换笔芯，笔芯的用量根据其工作内容及使用量由使用人申请、登记；申请印刷宣传册、手提袋及信封等需控制好印量，以免造成浪费；从环保和健康角度考虑，减少使用洗洁精、洗手液用量，建议员工自备抹布，减少使用一次性用纸。第九章监督检查由公司总裁办公室定期进行监督检查。总裁办公室对违反上述规定的行为有权行使下列职权：要求员工立即停止不当行为，恢复不当行为造成的影响，口头警告，罚款；对于出现问题的个人或部门经指正，仍不改进的按照公司其他规定处理。违反本办法情况严重，造成重大损失的，按照国家规定处理。第十章处罚措施处罚措施分为：口头警告、书面通报、罚款；违反电脑使用规定，发现一次口头警告，第二次通报全公司，如再违反，每次罚款50元；违反电话、传真使用规定，