01-【管理制度】-07-会议管理制度.docx

会议管理制度目录TOC\o"1-3"\h\z第一章总则PAGEREF_Toc59771017\h1第二章会议形式PAGEREF_Toc59771018\h1第三章会议组织PAGEREF_Toc59771019\h3第四章会议效率管理PAGEREF_Toc59771020\h5第五章会议室管理PAGEREF_Toc59771021\h8第六章附则PAGEREF_Toc59771022\h8附录：会议记录簿PAGEREF_Toc59771023\h9第一章总则第一条为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。第二条会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章会议形式第三条总裁办公会（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。（四）主持人：总裁。第四条总裁质询会（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；（二）周期：每周一次；（三）会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；（四）主持人：总裁或执行总裁第五条全体员工会议（一）出席人员：公司全体员工；（二）周期：每半年或一年、或不定期；（三）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（四）主持人：总裁。第六条每周晨会（一）内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；（三）主持人：总裁；（四）周期：每周周初第七条工作汇报会（一）内容：下级向上级汇报指定内容；（二）出席人员：上下级或有关责任人；（三）主持人：上级主管；（四）周期：定期或不定期。第八条专题会议（一）内容：某一问题讨论和商定；（二）出席人员：有关人员；（三）主持人：相关主管；（四）周期：不定期或定期。第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章会议组织第十条会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（一）确立会议议题；（二）安排会议议程；（三）发出会议通知；（四）会务准备；（五）做会议记录和摄像、录音；（六）整理会议纪要、决议；（七）相关领导阅改、签批；（八）印发有关部门、人员，并归档。第十一条确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。第十二条对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。第十三条提前发出会议通知（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（四）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。第十四条会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。第十五条各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。第十六条各部门起草会议纪要的内容要求：（一）必须全面记录会议的内容；（二）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手