【档案编号】档案分类编号规定.pdf

档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。序号名称代号1合同类H2行政管理类G3会计档案类K4资产类Z5声像类S6荣誉证书类R7项目管理类X8图书管理类T三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。“J&A”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表示，标在挡案袋的封面上。四、公司各类档案编号模式：1、合同类：J&A/H—X—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号合同类属类号分为：S设计类；T其他类。2、行政管理类：J&A/G—X—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。3、会计档案类：J&A/K—X—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。4、资产类：J&A/Z—X—XXX案卷顺序号属类号资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。5、声像类：J&A/S—X—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号声像类属类号分为：L录象带类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。6、荣誉证书类：J&A/R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。7、项目管理类：J&A/M—XXX——XXXX—XXX案卷顺序号年代号项目名称8、图书管理类：J&A/T—XX——XXX编码属类号图书管理类属类号：建筑工具书JG；其他工具书QG；建筑书JH；美术书MS；购买杂志GZ；订杂志DZ。五、档案编号示例：J&A/H—S—2006—026上述编号的文件是：深圳市姜峰室内设计有限公司2006年合同档案设计类第026号文件。附件一：归档范围及保管期限表保管名称属类号归档范围期限（H）S1、设计合同永久合同T2、其它类合同长期类1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。永久2、营业执照、资质证书永久3、公司验资报告永久4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。永久（G）5、本公司董事会议（Z）（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。永久政行（2）一般性文件。长期6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。务（1）重要的永久政（2）一般的长期综7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范围和岗位责任制。长期合管8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的相关规定。长期9、公司的财务的基本情况报表。理（1）年度的；永久（2）季度和月份的。永久1、本公司的各种工作计划、总结、报告。（H）类（1）年度或年度以上的。长期会总（2）季度、月份的。长期或短期议结2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。长期或短期纪汇3、公司会议形成的重要文件、记录。长期要报4、公司年度活动计划。长期1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。永久2、本公司编印的简报。长期（D）3、本公司档案管理各种规章制度和办法。永久档案4、本公司档案验收文件以及交接清单。永久信息管理5、档案目录、销毁清册、凭证。长期6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。长期保管名称属类号归档范围期限（R）1、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。长期人2、本公司人事劳资方面的各项规章制度。长期事3、本公司对职工奖励、处分的文件资料。长期管4、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。长期理5、本公司工资条例及标准。永久·6、员工花名册。长期培7、公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。长期训8、员工教育培训计划、方案的有关材料。计（1）重要的。长期划（2）一般的。短期（P）1、原始凭证、记帐凭证。长期会计2、银行存款对帐单、银行存款余额调节表。长期凭证1、总分类帐、明细分类帐。永久（K）（Z）2、银行日记帐、现金日记帐。永久会会计3、固定资产明细帐、固定资产卡片。永久计帐簿4、辅助帐簿。永久档（B）1、年度财务报告。永久或长期案会计2、月、季、年财务报表及财务分析。短期类报表3、公司内部各种统计报告短期（H）1、会计移交清册。长期会计2、会计档案保管清册。长期综合3、会计档案销毁清册。长期类（Z）家具（J）1、各种办公家具统计表。永久资电器（D）2、各种电器维修保养手册以及统