档案管理办法.doc

档案管理办法第一章总则第一条为加强集团档案的科学管理，有效保护和利用档案,更好地为集团提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》、《工业企业档案分类试行规则》等有关规定，制定本办法。第二条档案分类:一、按档案性质分：包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。二、按档案专业分:包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十类。三、按档案保存介质分：包括纸质档案、声像档案。第三条集团综合部负责全公司的档案管理工作，各子公司综合办负责本公司的档案管理工作；集团各部办、直属公司，子公司各职能部门（单位）建立临时档案，在档案管理业务上归综合部门统一管理。第二章归档范围第四条各单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《文件材料归档范围》）。第五条归档文件材料的来源：一、各单位内部形成的文件材料；二、集团所属单位和派出机构应报集团的文件材料；三、各单位引进项目、外购设备等带来的文件材料；四、集团投资的全资、控股、参股企业应向本集团提交的文件材料；五、集团参与的合作项目，合作单位按要求应向集团提交的文件材料；六、集团执行、办理的上级和外来文件材料。第六条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。第三章归档时间第七条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。第八条新产品、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。第九条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。第十条集团员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第十一条会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。第十二条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第十三条下列文件材料应随时归档：一、变更、修改、补充的文件材料；二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；三、企业产权变动过程中形成的文件材料；四、其他临时活动中形成的文件材料。第四章归档要求第十四条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。第十五条归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。第十六条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。第十七条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第十八条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十九条归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，文书档案应订一式二套卷，底稿加正文留存一套，正文留存备查一套。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第二十条两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。第二十一条各单位的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。第二十二条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第五章档案管理第二十三条档案分类一、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。二、集团的党群、行政、生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入相应的类别中统一编号。三、常用的分类方法有：（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。第二十四条档案编目与编制检索工具一、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。二、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。第二十五条档案保管一、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。二、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。三、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。四、缩微胶片、照片、磁带等的保管：（一）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；（二）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，