01-【管理制度】-02-公司公文管理制度.doc

公文管理制度一、目的为适应公司发展需要，不断提高企业公文处理水平，使公文处理准确、及时、规范，逐步实现公文管理的科学化、制度化和规范化，确保公司各项工作的高效、有序、协调开展，特制定本制度。二、适用范围适用于集团各办、中心、分子公司公文管理。三、管理职责(一)公司的公文包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。（二）集团及各办、中心、分子公司公文由企管中心统一收发、传阅、立卷和归档。（三）企管中心负责集团的公文处理工作，并对各办、中心、分子公司的公文处理工作进行业务指导。（四）集团各办、中心、分子公司必须严格执行公文处理流程，按照职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行公司相关保密规定，提高公文办理的效率和质量，确保公司各项工作的高效、有序、协调开展。四、公文种类集团常用的公文种类（14种）主要有：（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。（四）公报：适用于公布重要决定或重大事项。（五）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知：适应用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（十）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（十一）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（十三）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十四）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。五、公文格式(一)公文用纸幅面尺寸及版面要求1．幅面尺寸公文用纸采用A4型纸。2．版面2.1页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。2.2字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。2.3行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。2.4文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。（二）公文格式各要素编排规则1．公文格式各要素的划分标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。2.版头2.1份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.2密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。2.3紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。2.4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。2.5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。可独立行文的分公司，对内行文用“xx发”,对外行文用“xx字”(待议，如“煤炭发/字”)。2.6签发人只在上行文中体现。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。2.7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。3.主体3.1标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，