01-【管理制度】-02-公司快递收发管理办法.docx

快递收发管理办法第一条目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约成本，确保公司快递、信件的收发工作能及时、准确、高效的完成，特制定本管理办法。第二条适用范围本管理办法适用于公司全体员工。第三条管理职能（一）公司综合管理中心负责本管理办法的实施和督促。（二）各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。第四条快递公司的选择（一）A类：紧急件、贵重件（如增值税专用发票、证件、贵重物品等）选择顺丰快递。（二）B类：普通件（如资料、文件、普通配件等）选择申通快递。第五条收发快递流程及注意事项（一）发件：按寄件类别选择快递公司。在前台领取快递单及外包装。用正楷字用力清晰填写快递单收件方和寄件方详细资料（如收件人、收件人地址、联系电话，寄件人、寄件人地址等）。检查填写是否正确，确保每页快递单内容都能清晰辨认。选择顺丰快递的，请填写公司月结单号：0104335762。月结单号由快递公司电脑识别，填写数字要分散，不可重叠以及写连笔数字。认真填写《快递件收发（签收）登记表》（附件1），以便日后查询和部门费用核算。《快递件收发（签收）登记表》需部门第一负责人签字确认后方可交给前台（除财务邮寄增值税专用发票以外）。公司统一发送快递时间：每日17:40，请务必在17:30前将快件放在前台桌子上。因私发快递请自行找快递员结算费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处以双倍罚款并通报批评。公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。（二）收件：因快递员通常都会联系收件人取件，所以公司原则上都由本人收取快递；由前台代收的快递将送交本人或放置在收件人工位，如有丢失或损坏代收人员将不承担任何责任；因公收取到付邮件，请务必到前台填写《快递件收发（签收）登记表》并将快递底单交给前台保管，以便月底结账和部门费用核算；因私收取到付邮件，请自行结清费用，禁止使用公司月结号，如有发现将处以双倍罚款。第六条相关人员职责寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。行政部负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到保价额度的应提醒寄件人进行保价寄发）。第七条费用管控所有发件费均挂到发件部门，每日前台根据快递底单按部门进行登记，月底前台提供快递单及快递件收发（签收）登记表，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管副总经理、总经理确认后报综合管理中心。综合管理中心对公司整体快递费进行结算。1.顺丰快递：每月底核对快递底单，申请月结款；2.申通快递：单日使用备用金结算，月底统一开发票；3.每月底整理各部门快递费用分摊表，交至财务管理中心。第八条遗损件索赔寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》（附件2）上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。第九条附则（一）本规定由综合管理中心负责解释。（二）本规定自下发之日起开始实施。附件：1.《快递件收发（签收）登记表》2.《快递件遗失/损坏登记表》附件1：部快递件收发（签收）登记表日期收/发快递公司快递单号联系人公司名称/地址寄件物品收/寄件人费用部门经理签字附件2：快递件遗失/损坏登记表收/发件日期快递公司快递单号遗失/损坏公司名称/地址物品收/寄件人处理结果